Microsoft Office 2019 frente a Microsoft 365/Office 2021

Seguramente todos nos hemos dejado seducir alguna vez por la última versión de cierto producto tecnológico y hemos terminado pagando por funciones que no usamos (sé que mi portátil y mi
teléfono tienen muchas más funciones de las que nunca necesitaré). Lo mismo se aplica al software, en especial a las nuevas versiones de la suite de Microsoft Office. Este software ofrece una amplia gama de herramientas para el cliente, como procesamiento de textos, hojas de cálculo, correo electrónico, gestión de calendarios y creación de publicaciones. Si bien todas estas herramientas están disponibles, según se ha descubierto, el 90 % de los usuarios, en todos los sectores, solo utilizan el 20 % de las funciones (Word, Excel y Outlook) disponibles con la última versión de Cloud 365/Office 2021 [Fuente: «The Pros & Cons of Office 365»: Ramsac].

A medida que los costes siguen incrementándose, las organizaciones buscan ahorrar dinero, mientras que los proveedores de software, como Microsoft, intentan atraer a sus clientes para que abandonen el modelo de «propiedad» de sus licencias de software perpetuas y pasen a su modelo basado en la nube de suscripción «contratada». El proveedor argumentará con las ventajas de Microsoft 365, como estar al día con la última versión, mejorar la colaboración, trabajar desde cualquier lugar con conexión a internet y reducir los gastos iniciales. Sin embargo, para las grandes organizaciones que se ven obligadas a cambiar a la última versión de Microsoft 365 con menores costes iniciales, las ventajas «económicas» del modelo de suscripción en la nube desaparecen en pocos años en comparación con los modelos de licencia perpetua.

Entonces, ¿están las empresas malgastando dinero solo por tener la última versión de Microsoft Office o Microsoft 365? Y si es así, ¿cuánto? La respuesta sencilla es sí: Office 2019 perpetuo de segunda mano es actualmente la solución más rentable en comparación con Office 2021 perpetuo de Microsoft y su suscripción equivalente Microsoft 365 Apps for Enterprise, como demuestra la siguiente comparación de costes. Por si fuera poco, verse obligado a migrar a la última versión de Microsoft 365 también puede suponer un quebradero de cabeza para quienes prefieran continuar con la versión anterior.

Comprar el software perpetuo Office 2019 de segunda mano tiene la ventaja añadida de ser más estable, considerando que usted tiene el control sobre cuándo se aplican las actualizaciones y los parches en lugar de hacerlo a instancias del proveedor. Si su organización utiliza software o aplicaciones a medida, mantenerse al día con las últimas actualizaciones puede suponer una importante dificultad que exige tiempo y genera costes adicionales. Peor aún, una actualización puede incluso generar problemas de compatibilidad o integración, lo que provoca tiempos de inactividad. El uso de una versión perpetua específica de Office ofrece un mayor control interno. Para los empleados más expertos en tecnología, las nuevas funciones pueden no presentar problemas, pero para algunos de sus empleados, estos cambios supondrán un obstáculo, frustraciones y pueden requerir capacitación adicional.

Por lo tanto, la próxima vez que su organización desee renovar o migrar su Microsoft Office (o cualquier otra aplicación o producto basado en servidor de Microsoft), merece la pena considerar las licencias perpetuas de software de Microsoft de segunda mano.

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